Auftragsmanagement-Software, die zeigt, was noch nicht bezahlt ist

Flow führt jeden Auftrag durch vier Stufen – offen, in Bearbeitung, in Abrechnung, abgeschlossen. Die dritte Stufe ist die, die Geld kostet, wenn sie fehlt: geleistete Arbeit, die noch niemand berechnet hat.

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Inklusive Live-Demo von Flow, etwa 20 Minuten.

Foto: Anders Lindfors

seit 2021arbeiten Handwerksbetriebe mit unserer eigenen Auftragsverwaltung — Flow ist ihr Nachfolger.

Im Tagesgeschäft erprobt: Wir wickeln unsere eigenen Aufträge, Tätigkeitsberichte und die Abrechnung mit Flow ab.

Warum am Monatsende Stunden fehlen

  • Aufträge stehen in Mails, Zetteln und Köpfen. Wer woran arbeitet, weiß nur, wer zufällig dabei war.
  • Geleistete Arbeit wird vergessen zu berechnen. Niemand sieht, wie viele Stunden offen sind, weil es keine Liste gibt, auf der sie stehen.
  • Beim Nachweis gegenüber dem Kunden beginnt die Rekonstruktion aus Kalendern und Erinnerung – und damit die Diskussion über die Rechnung.

Was Flow kann

Jede Angabe auf dieser Seite stammt aus der laufenden Anwendung. Die Abbildungen zeigen Flow mit erfundenen Beispieldaten.

Vom Auftrag zum Nachweis

Vier Stufen, die sich nicht überspringen lassen

Offen, In Bearbeitung, In Abrechnung, Abgeschlossen. Die Stufe wird nicht gesetzt, sie ergibt sich: Ein Auftrag rückt vor, sobald jemand ihn übernimmt, und fällt nach dem Abschluss so lange in die Abrechnung, bis jeder Tätigkeitsbericht als abgerechnet markiert ist. Über der Liste steht, wie viele Aufträge gerade in welcher Stufe stehen.

  • Die Stufe folgt der Arbeit, nicht einem Häkchen
  • Anzahl je Stufe immer sichtbar
  • Filter „Meine Tickets", Suche, Listen- oder Kachelansicht

Die Stufe „In Abrechnung" — Ihr offener Posten in Stunden

Ein abgeschlossener Auftrag verschwindet nicht, solange Arbeit daran unberechnet ist. Im Auftrag stehen die abgerechnete und die gesamte Auftragsdauer untereinander; die Differenz ist geleistete, noch nicht fakturierte Arbeit. Abgerechnet wird je Bericht oder für alle auf einmal — und nur von denen, die das Recht dazu haben.

  • Abgerechnete und gesamte Auftragsdauer nebeneinander
  • Einzeln abrechnen oder „Alle abrechnen"
  • Eigenes Recht fürs Abrechnen, getrennt vom Bearbeiten

Was Flow über Ihre Kunden weiß

Wann hatten wir zuletzt mit denen zu tun?

Die Kundenliste zeigt neben Anschrift und Ansprechpartner, wann zuletzt ein Tätigkeitsbericht für diesen Kunden erfasst wurde — heute, gestern, vor elf Tagen. Wer lange nichts von sich hören ließ, fällt damit auf, ohne dass jemand danach sucht.

  • Letzte Interaktion je Kunde, aus den Tätigkeitsberichten
  • Anschrift und Ansprechpartner direkt in der Zeile
  • Telefon, Mobil und E-Mail als Verknüpfung

Kundenakte statt Adressliste

Zu jedem Kunden gehören Standorte mit eigener Anschrift und Erreichbarkeit, Ansprechpartner mit Funktion und Durchwahl, ein Notizfeld und die Mitarbeitenden, die für diesen Kunden zuständig sind. Je ein Standort und ein Ansprechpartner lassen sich als Standard markieren.

  • Mehrere Standorte je Kunde, einer davon voreingestellt
  • Ansprechpartner mit Funktion, Telefon, Mobil und E-Mail
  • Feste Zuständige je Kunde

Außerdem

  • Auftrag anlegen — mit Nummer, die der Kunde wiederfindet Kunde, Priorität, Termin, Zuständige und Dateien — mit Nummer aus dem Kundenkürzel.
  • Zuweisen an mehrere — jeder mit eigenem Stand Ein Auftrag an mehrere Personen, jede mit eigenem Stand: zugewiesen, angenommen, übernommen.
  • Der Tätigkeitsbericht — mehr als Datum und Dauer Beginn, Ende, Pause, Ort, Material und wer die Arbeit durchgeführt hat.
  • Leistungsnachweis als PDF — Sie bestimmen, was drinsteht Zeitraum, Spalten und Beteiligte wählen — das Ergebnis ist ein PDF für den Kunden.
  • Interne Notiz und Kundenbeleg in derselben Liste Ein Häkchen je Bericht entscheidet, ob er im Leistungsnachweis erscheint.
  • Der Hinweis auf vergessene Berichte Flow zeigt die Arbeitstage der letzten vier Wochen ohne Tätigkeitsbericht.
  • Unterlagen in Ordnern, nach Ihrer Struktur Eine Ablage je Kunde, aus Ordnern und Unterordnern nach Ihrer Struktur.
  • Übergeordnete Themen — einmal pflegen, überall aktuell Was für viele Kunden gilt, steht einmal zentral statt bei jedem einzeln.
  • Korrigieren, wo Sie gerade sind — es wirkt überall Eine Änderung am übergeordneten Thema wirkt bei allen verknüpften Kunden.
  • Wiedervorlage auf Unterlagen Datum und Personen an jeden Eintrag und jeden Ordner hängen.
  • Abgeschlossenes wiederfinden Abgeschlossene Aufträge nach Kunde, Person und Zeitraum filtern.

So läuft ein Auftrag durch Flow

  1. Anlegen und zuweisen

    Kunde wählen, Priorität und Termin setzen, an eine oder mehrere Personen geben. Angebot als Anhang dazu.

  2. Übernehmen

    Wer den Auftrag übernimmt, schiebt ihn damit in „In Bearbeitung". Ablehnen ist ausdrücklich vorgesehen.

  3. Tätigkeiten erfassen

    Jeder Einsatz mit Zeit, Ort, Beteiligten und Material – dort, wo er hingehört, nicht im Notizbuch.

  4. Abschließen

    Der Auftrag wandert nach „In Abrechnung" und bleibt dort, solange Stunden unberechnet sind.

  5. Nachweisen und abrechnen

    Leistungsnachweis erzeugen, Berichte als abgerechnet markieren. Erst dann gilt der Auftrag als abgeschlossen.

Für wen sich Flow lohnt

  • Betriebe, die nach Aufwand abrechnen und nicht zum Festpreis
  • Dienstleister, die geleistete Arbeit gegenüber Kunden belegen müssen
  • Teams mit vielen parallelen Aufträgen und wechselnden Zuständigkeiten
  • Handwerk, Handel und IT-Dienstleistung mit Termin- und Materialdruck

Was Flow kostet

Lizenz

je Mitarbeitendem und Monat

Tide – Zeiterfassung
2,00 €
Flow – Auftragsmanagement
2,00 €

Grundgebühr

je Monat, einmal für den Betrieb

auf die Lizenzsumme
25 %

Enthält Hosting, Wartung, Updates und Support.

Einrichtung optional, einmalig ab 99 €

Mit Tide zusätzlich 2 € je Mitarbeitendem.

Sie zahlen je Modul 2 € pro Mitarbeitendem und Monat. Dazu kommt eine Grundgebühr von 25 % auf die Lizenzen. Sie enthält Hosting, Wartung, Updates und Support. Abgerechnet wird monatlich für alle Personen mit aktivem Zugang. Kommt jemand dazu oder scheidet aus, passt sich der Betrag im nächsten Monat an. Monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit. Alle Preise netto zzgl. MwSt.

Die Einrichtung ist optional und beginnt bei 99 €. Mehr wird es nur, wenn Daten aus einem Altsystem übernommen werden, mehrere Standorte dazukommen, Sie eine Schulung vor Ort statt aus der Ferne möchten oder die Konfiguration individuell zugeschnitten wird. Den genauen Betrag nennen wir Ihnen im Erstgespräch, bevor Sie sich entscheiden.

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Häufige Fragen zu Flow

Was bedeutet die Stufe „In Abrechnung"?

Dort stehen abgeschlossene Aufträge, an denen noch Tätigkeitsberichte hängen, die niemand als abgerechnet markiert hat. Es ist die Liste der geleisteten, aber nicht fakturierten Arbeit. Ein Auftrag verlässt sie erst, wenn jeder Bericht abgerechnet ist.

Wie entsteht der Leistungsnachweis?

Aus den Tätigkeitsberichten. Sie wählen den Zeitraum, die zu berücksichtigenden Mitarbeitenden und die Spalten — Datum, Leistungserbringer, Leistungsbeschreibung, Stundenzahl, Leistungsort. Wahlweise für einen Auftrag oder für alle Aufträge eines Kunden im Zeitraum. Das Ergebnis ist ein PDF.

Können wir intern etwas festhalten, ohne dass der Kunde es sieht?

Ja. An jedem Bericht steht das Häkchen „Bericht in Leistungsnachweis anzeigen". Ohne Häkchen bleibt der Bericht in der Auftragshistorie, erscheint aber nicht im Nachweis.

Kann ein Auftrag an mehrere Personen gehen?

Ja, und jede hat ihren eigenen Stand: zugewiesen, angenommen, abgelehnt oder übernommen. Der Auftrag gilt als in Bearbeitung, sobald die erste Person ihn übernimmt.

Wer darf abrechnen?

Das ist ein eigenes Recht, getrennt vom Anlegen und Bearbeiten. Aufträge sehen, anlegen und bearbeiten darf im Grundzustand jeder im Betrieb; das Markieren als abgerechnet nur, wer dafür freigeschaltet ist.

Kann ich Dateien an einen Auftrag hängen?

Ja. Angebote, Fotos und Dokumente werden beim Anlegen oder später hinterlegt — am Auftrag selbst oder an einem einzelnen Tätigkeitsbericht.

Lässt sich ein Auftrag löschen?

Nur solange kein Tätigkeitsbericht und keine Datei daran hängt. Sobald Arbeit dokumentiert ist, ist der Auftrag gegen Löschen gesperrt.

Können wir die Ordnerstruktur für Kundenunterlagen selbst festlegen?

Ja. In den Organisationseinstellungen legen Sie eine Vorlage mit bis zu drei Ebenen an. Neue Kunden bekommen sie beim Anlegen. Auf einen Kunden, der bereits Ordner hat, lässt sie sich nicht nachträglich anwenden — dort werden Ordner von Hand ergänzt.

Brauche ich Tide dazu?

Nein. Flow läuft eigenständig. Der Hinweis auf fehlende Tätigkeitsberichte prüft gegen die hinterlegte Arbeitswoche und funktioniert auch ohne Tide.

Was kostet die Einrichtung?

Sie ist optional und beginnt bei 99 €. Mehr wird es nur bei Datenübernahme aus einem Altsystem, mehreren Standorten, einer Schulung vor Ort statt aus der Ferne oder individueller Konfiguration. Den genauen Betrag nennen wir im Erstgespräch, bevor Sie sich entscheiden.

Warum ist Herta so günstig?

Wir entwickeln Herta selbst in Wasbek und haben keine Vertriebsorganisation, die mitbezahlt werden muss. Sie bekommen alle Funktionen eines Moduls, ohne Basis- und Profi-Pakete.

Sehen Sie Flow an Ihren eigenen Aufträgen

+49 4321 60 20 97

Inklusive Live-Demo von Flow, etwa 20 Minuten.

Die anderen Module

Tide Foto: Anders Lindfors

Zeiterfassung

Die Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten aufzuzeichnen ist Pflicht. Tide erledigt das digital und nachvollziehbar – vom Stempeln am Morgen bis zum fertigen Zeitnachweis als PDF.

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Isa Foto: Anders Lindfors

Wissensassistent

Isa sitzt als Chat in Herta und beantwortet Fragen Ihrer Belegschaft auf Grundlage der PDF-Dokumente, die Sie hinterlegt haben – Handbücher, Verträge, Betriebsanweisungen, Protokolle.

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Alle Module im Überblick