Für Handwerksbetriebe

Auftragsverwaltung fürs Handwerk — damit nichts unberechnet liegen bleibt

Stunden und Material landen im Tätigkeitsbericht, wo gearbeitet wird. Die Stufe „In Abrechnung" sammelt die Aufträge, an denen noch unabgerechnete Arbeit hängt — angezeigt in Stunden.

+49 4321 60 20 97

Inklusive Live-Demo, etwa 20 Minuten.

seit 2021arbeiten Handwerksbetriebe mit unserer eigenen Auftragsverwaltung — Flow ist ihr Nachfolger.

50.000+Arbeitsstunden sind bereits in Herta erfasst.

seit 1994bauen wir Software und betreuen Infrastruktur — als IT-Systemhaus in Wasbek.

Wo die Marge verschwindet

  • Der Monteur ist schnell noch vorbeigefahren, hat es gerichtet — und es steht auf keinem Beleg.
  • „Das Kabel hab ich noch im Auto." Eingebaut, nie erfasst, nie berechnet.
  • Der Kunde fragt nach, was im letzten Quartal gemacht wurde. Die Antwort liegt in Zetteln, Mails und Köpfen.

Was Sie damit bekommen

Alle Angaben stammen aus der laufenden Anwendung. Herta besteht aus Modulen — fürs Handwerk sind Flow (Aufträge) und Tide (Arbeitszeit) die beiden, die zählen.

Vom Auftrag zur Rechnung

Die Stufe „In Abrechnung" — Ihr offener Posten in Stunden

Ein abgeschlossener Auftrag verschwindet nicht, solange Arbeit daran unberechnet ist. Im Auftrag stehen die abgerechnete und die gesamte Auftragsdauer untereinander; die Differenz ist geleistete, noch nicht fakturierte Arbeit. Abgerechnet wird je Bericht oder für alle auf einmal — und nur von denen, die das Recht dazu haben.

  • Abgerechnete und gesamte Auftragsdauer nebeneinander
  • Einzeln abrechnen oder „Alle abrechnen"
  • Eigenes Recht fürs Abrechnen, getrennt vom Bearbeiten

Der Tätigkeitsbericht — mehr als Datum und Dauer

Zu jedem Auftrag werden Berichte erfasst: Beginn und Ende, Pause, wer sie durchgeführt hat, wo, welches Material verbraucht wurde und was gemacht wurde. Mehrere Personen an einem Einsatz stehen gemeinsam im Bericht. Verbrauchtes Material sammelt sich im eigenen Reiter „Ressourcen" am Auftrag.

  • Beginn, Ende, Pause und Dauer je Einsatz
  • Leistungsort: Kundenstandort, eigene Betriebsstätte oder Homeoffice
  • Material je Bericht, gesammelt im Reiter „Ressourcen"

Arbeitszeit auf der Baustelle

Kommen und Gehen — und ein Hinweis vor der Pause

Die Zeiterfassung läuft über zwei Schaltflächen, Homeoffice wird getrennt gebucht. Nähert sich die Arbeitszeit der Grenze, ab der eine Pause fällig ist, meldet sich Herta von selbst: „Sie müssen spätestens in 12 Minuten Pause machen, ansonsten wird die Pausenzeit automatisch abgezogen." Niemand muss die Regeln im Kopf haben.

  • Getrennte Buchung für Büro und Homeoffice
  • Laufende Schicht und Gleitzeitsaldo direkt daneben
  • Countdown bis zur fälligen Pause, mit Ansage der Folge

Stempeln nur dort, wo gearbeitet wird

Ob Herta überhaupt mobil genutzt werden darf, entscheiden Sie in den Organisationseinstellungen. Soll von unterwegs nicht gestempelt werden können, stellen Sie ein Terminal auf – ein Tablet in der Werkstatt, am Empfang, in der Praxis. Es zeigt einen QR-Code, den Mitarbeitende mit dem eigenen Telefon scannen. Der Code wechselt alle 30 Sekunden, ein abfotografierter ist nach einer halben Minute wertlos: Die Buchung belegt, dass die Person vor Ort war. Je Person lässt sich festlegen, dass ausschließlich so gestempelt wird.

  • Mobile Nutzung organisationsweit erlauben oder sperren
  • Je Person einstellbar, dass ausschließlich per QR-Code gestempelt wird
  • Mehrere Terminals möglich, jedes mit eigenem Zugang und Namen

Außerdem

  • Vier Stufen, die sich nicht überspringen lassen Offen, in Bearbeitung, in Abrechnung, abgeschlossen — in dieser Reihenfolge.
  • Leistungsnachweis als PDF — Sie bestimmen, was drinsteht Zeitraum, Spalten und Beteiligte wählen — das Ergebnis ist ein PDF für den Kunden.
  • Kundenakte statt Adressliste Standorte, Ansprechpartner mit Durchwahl, Notizen und feste Zuständige je Kunde.
  • Der Hinweis auf vergessene Berichte Flow zeigt die Arbeitstage der letzten vier Wochen ohne Tätigkeitsbericht.
  • Zuweisen an mehrere — jeder mit eigenem Stand Ein Auftrag an mehrere Personen, jede mit eigenem Stand: zugewiesen, angenommen, übernommen.
  • Pausen nach Gesetz, auch bei Azubis Die Pausenstaffel des Arbeitszeitgesetzes, bei Unter-18-Jährigen nach Jugendarbeitsschutzgesetz.
  • Abwesenheitsliste fürs Lohnbüro Aus dem Kalender entsteht die Liste, die das Lohnbüro für die Entgeltabrechnung braucht.

Was es kostet

Lizenz

je Mitarbeitendem und Monat

Tide – Zeiterfassung
2,00 €
Flow – Auftragsmanagement
2,00 €

Grundgebühr

je Monat, einmal für den Betrieb

auf die Lizenzsumme
25 %

Enthält Hosting, Wartung, Updates und Support.

Einrichtung optional, einmalig ab 99 €

Sie zahlen je Modul 2 € pro Mitarbeitendem und Monat. Dazu kommt eine Grundgebühr von 25 % auf die Lizenzen. Sie enthält Hosting, Wartung, Updates und Support. Abgerechnet wird monatlich für alle Personen mit aktivem Zugang. Kommt jemand dazu oder scheidet aus, passt sich der Betrag im nächsten Monat an. Monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit. Alle Preise netto zzgl. MwSt.

Die Einrichtung ist optional und beginnt bei 99 €. Mehr wird es nur, wenn Daten aus einem Altsystem übernommen werden, mehrere Standorte dazukommen, Sie eine Schulung vor Ort statt aus der Ferne möchten oder die Konfiguration individuell zugeschnitten wird. Den genauen Betrag nennen wir Ihnen im Erstgespräch, bevor Sie sich entscheiden.

Gesamtrechnung im ROI-Rechner ansehen

Häufige Fragen

Was bedeutet die Stufe „In Abrechnung"?

Dort stehen abgeschlossene Aufträge, an denen noch Tätigkeitsberichte hängen, die niemand als abgerechnet markiert hat. Es ist die Liste der geleisteten, aber nicht fakturierten Arbeit. Ein Auftrag verlässt sie erst, wenn jeder Bericht abgerechnet ist.

Können die Monteure das auf der Baustelle bedienen?

Ja, Herta läuft im Browser, auch auf dem Telefon. Der Tätigkeitsbericht erfasst Beginn und Ende, Pause, Ort, verbrauchtes Material und wer die Arbeit durchgeführt hat. Ob mobil überhaupt gestempelt werden darf, entscheiden Sie in den Organisationseinstellungen.

Ersetzt das unser Rechnungsprogramm?

Nein. Herta erzeugt den Leistungsnachweis als PDF — mit Zeitraum, Spalten und Beteiligten nach Ihrer Wahl. Die Rechnung schreiben Sie weiter dort, wo Sie es heute tun.

Wie kommt das Material in die Rechnung?

Verbrauchtes Material wird im Tätigkeitsbericht erfasst und sammelt sich im Reiter „Ressourcen" am Auftrag. Es steht damit dort, wo auch die Stunden stehen — und nicht im Kofferraum.

Was ist mit der Arbeitszeit der Gesellen?

Die erfasst Tide: Kommen und Gehen, Pausen nach Arbeitszeitgesetz, bei Auszubildenden nach Jugendarbeitsschutzgesetz. Wer kein Diensthandy hat, stempelt mit dem eigenen Telefon am Terminal in der Werkstatt.

Sehen Sie Herta an Ihren eigenen Aufträgen

+49 4321 60 20 97

Inklusive Live-Demo, etwa 20 Minuten.

Die anderen Module

Tide Foto: Anders Lindfors

Zeiterfassung

Die Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten aufzuzeichnen ist Pflicht. Tide erledigt das digital und nachvollziehbar – vom Stempeln am Morgen bis zum fertigen Zeitnachweis als PDF.

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Flow Foto: Anders Lindfors

Auftragsmanagement

Flow führt jeden Auftrag durch vier Stufen – offen, in Bearbeitung, in Abrechnung, abgeschlossen. Die dritte Stufe ist die, die Geld kostet, wenn sie fehlt: geleistete Arbeit, die noch niemand berechnet hat.

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Alle Module im Überblick