Für Rechtsanwalts- und Steuerkanzleien

Zeiterfassung für Kanzleien — Mandantenzeit ist nicht Arbeitszeit

Was Sie dem Mandanten berechnen, steht in Ihrer Kanzleisoftware. Was Ihre Angestellten tatsächlich gearbeitet haben, muss daneben aufgezeichnet werden — und das ist Pflicht, sobald Sie jemanden beschäftigen.

+49 4321 60 20 97

Inklusive Live-Demo, etwa 20 Minuten.

Im Einsatz in Rechtsanwaltskanzleien mit über 20 Mitarbeitenden.

50.000+Arbeitsstunden sind bereits in Herta erfasst.

seit 1994bauen wir Software und betreuen Infrastruktur — als IT-Systemhaus in Wasbek.

Wo es in Kanzleien klemmt

  • Die Stunden der Angestellten stehen auf Zetteln oder in einer Tabelle, die am Monatsende jemand abtippt.
  • Überstunden werden strittig, weil niemand mehr sagen kann, wann jemand gekommen und gegangen ist.
  • Das Lohnbüro fragt nach Fehlzeiten, und die Antwort entsteht jedes Mal neu aus Kalender, Mails und Erinnerung.

Was Sie damit bekommen

Alle Angaben stammen aus der laufenden Anwendung. Wer was sieht, hängt an Berechtigungen: Angestellte sehen ihre eigenen Zeiten und Konten, die Übersicht über alle bekommt, wer sie braucht.

Arbeitszeit, die der Prüfung standhält

Kommen und Gehen — und ein Hinweis vor der Pause

Die Zeiterfassung läuft über zwei Schaltflächen, Homeoffice wird getrennt gebucht. Nähert sich die Arbeitszeit der Grenze, ab der eine Pause fällig ist, meldet sich Herta von selbst: „Sie müssen spätestens in 12 Minuten Pause machen, ansonsten wird die Pausenzeit automatisch abgezogen." Niemand muss die Regeln im Kopf haben.

  • Getrennte Buchung für Büro und Homeoffice
  • Laufende Schicht und Gleitzeitsaldo direkt daneben
  • Countdown bis zur fälligen Pause, mit Ansage der Folge

Anträge landen bei der richtigen Person

Urlaub, Bildungsurlaub, Gleitzeitabbau: Jeder Antrag geht an die zuständige Führungskraft. Auch nachträgliche Korrekturen an Buchungen und Abwesenheiten durchlaufen denselben Weg, und Anträge lassen sich zurückziehen. Sind Betriebszeiten hinterlegt, wird Arbeit außerhalb dieser Zeiten ebenfalls zum Antrag – damit nicht unbemerkt vor oder nach Betriebsschluss gearbeitet wird.

  • Zuständigkeit ergibt sich aus der Vorgesetztenstruktur
  • Arbeit außerhalb der Betriebszeiten braucht eine Freigabe
  • Vertretungsregelung: Anträge erreichen auch die Vertretung
  • Im Kalender zeigt Blau, worüber noch niemand entschieden hat, Grau das Abgelehnte

Wer ist da — und wie stehen die Gleitzeitkonten

Eine Liste zeigt für jede Person den aktuellen Anwesenheitsstatus, die letzte Buchung mit Uhrzeit und den Gleitzeitsaldo. Die Konten haben eine Ober- und eine Untergrenze, damit Salden nicht unbemerkt auflaufen. Wer will, schaltet je Person eine Ampel dazu: Sie legen eine gelbe und eine rote Schwelle fest und sehen, wessen Konto aus dem Ruder läuft, bevor es zum Gespräch kommt.

  • Anwesend oder nicht, auf einen Blick über das ganze Team
  • Gleitzeitkonto mit Ober- und Untergrenze, mehrere Konten je Person möglich
  • Optionale Ampel mit gelber und roter Schwelle
  • Jede Kontobewegung bleibt als Transaktion nachvollziehbar

Absprachen im Team

Absprachen, ohne dass jemand im Verteiler untergeht

Eine Anfrage geht an mehrere Personen, und jede hat ihren eigenen Stand: zugewiesen, angenommen, abgelehnt. Beim Zuweisen blendet Flow die Abwesenheiten der nächsten vier Wochen ein — Sie sehen sofort, wer in der fraglichen Woche gar nicht da ist. Ablehnen ist vorgesehen, nicht stilles Liegenlassen, und benachrichtigt wird jede Person so, wie sie es eingestellt hat. Wer am 12. zur Fortbildung kann, ist damit ohne Rückfragerunde geklärt. Legen Sie dafür einen eigenen Eintrag „Termine" an, dann bleibt die Auftragsliste davon frei. Flow ist ein eigenes Modul und kostet zusätzlich — die Preise stehen unten.

  • Zugewiesen, angenommen, abgelehnt, übernommen — je Person getrennt
  • Abwesenheiten der nächsten vier Wochen beim Zuweisen sichtbar
  • Benachrichtigung als Push, Mail oder in Herta — je Person einstellbar
  • Ablehnen ist vorgesehen, nicht stilles Liegenlassen

Außerdem

  • Der Team-Kalender — auch für Mitarbeitende Wer wann weg ist, sichtbar für alle — ohne Grund, und nur was genehmigt ist.
  • Pausen nach Gesetz, auch bei Azubis Die Pausenstaffel des Arbeitszeitgesetzes, bei Unter-18-Jährigen nach Jugendarbeitsschutzgesetz.
  • Stempeln nur dort, wo gearbeitet wird Ein Tablet vor Ort zeigt einen QR-Code, der alle 30 Sekunden wechselt — gestempelt wird nur dort.
  • Abwesenheitsliste fürs Lohnbüro Aus dem Kalender entsteht die Liste, die das Lohnbüro für die Entgeltabrechnung braucht.

Was es kostet

Lizenz

je Mitarbeitendem und Monat

Tide – Zeiterfassung
2,00 €
Flow – Auftragsmanagement
2,00 €

Grundgebühr

je Monat, einmal für den Betrieb

auf die Lizenzsumme
25 %

Enthält Hosting, Wartung, Updates und Support.

Einrichtung optional, einmalig ab 99 €

Mit Flow zusätzlich 2 € je Mitarbeitendem.

Sie zahlen je Modul 2 € pro Mitarbeitendem und Monat. Dazu kommt eine Grundgebühr von 25 % auf die Lizenzen. Sie enthält Hosting, Wartung, Updates und Support. Abgerechnet wird monatlich für alle Personen mit aktivem Zugang. Kommt jemand dazu oder scheidet aus, passt sich der Betrag im nächsten Monat an. Monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit. Alle Preise netto zzgl. MwSt.

Die Einrichtung ist optional und beginnt bei 99 €. Mehr wird es nur, wenn Daten aus einem Altsystem übernommen werden, mehrere Standorte dazukommen, Sie eine Schulung vor Ort statt aus der Ferne möchten oder die Konfiguration individuell zugeschnitten wird. Den genauen Betrag nennen wir Ihnen im Erstgespräch, bevor Sie sich entscheiden.

Häufige Fragen

Ersetzt das unsere Kanzleisoftware?

Nein, und es soll es auch nicht. Ihre Kanzleisoftware rechnet Mandantenzeit ab. Tide zeichnet die Arbeitszeit Ihrer Angestellten auf — Kommen, Gehen, Pausen, Urlaub, Gleitzeitsalden. Das sind zwei verschiedene Aufgaben, und die zweite erfüllt eine Kanzleisoftware in der Regel nicht.

Müssen wir die Arbeitszeit wirklich aufzeichnen?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betrifft Arbeitgeber unabhängig von der Branche, also auch Kanzleien mit Angestellten. Wie sie im Einzelfall umzusetzen ist, klären Sie mit Ihrer eigenen arbeitsrechtlichen Einschätzung — wir liefern das Werkzeug, nicht die Rechtsberatung.

Sehen unsere Angestellten die Zeiten der anderen?

Nein. Jede Person sieht ihre eigenen Zeiten und Konten. Von Kolleginnen und Kollegen ist nur sichtbar, wer wie lange abwesend ist — nicht warum, und nur, was bereits genehmigt wurde. Die Übersicht über alle ist an eine Berechtigung gebunden.

Wir sind zu fünft. Lohnt sich das?

Bei fünf Personen mit Tide sind es 10 € für die Lizenzen plus 2,50 € Grundgebühr, also 12,50 € im Monat. Einrichtung auf Wunsch ab 99 €.

Brauchen wir Flow auch?

Für die Mandatsarbeit nicht. Flow kann aber die interne Abstimmung übernehmen: Eine Anfrage an mehrere Personen, jede antwortet getrennt mit annehmen oder ablehnen, und beim Zuweisen sind die Abwesenheiten der nächsten vier Wochen sichtbar. Wer am 12. zur Fortbildung kann, lässt sich so ohne Mailverteiler klären.

Sehen Sie Tide an Ihren eigenen Abläufen

+49 4321 60 20 97

Inklusive Live-Demo, etwa 20 Minuten.

Die anderen Module

Tide Foto: Anders Lindfors

Zeiterfassung

Die Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten aufzuzeichnen ist Pflicht. Tide erledigt das digital und nachvollziehbar – vom Stempeln am Morgen bis zum fertigen Zeitnachweis als PDF.

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Flow Foto: Anders Lindfors

Auftragsmanagement

Flow führt jeden Auftrag durch vier Stufen – offen, in Bearbeitung, in Abrechnung, abgeschlossen. Die dritte Stufe ist die, die Geld kostet, wenn sie fehlt: geleistete Arbeit, die noch niemand berechnet hat.

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Alle Module im Überblick