Für IT-Dienstleister und Systemhäuser

Das Ticketsystem für IT-Dienstleister, das Ihre unberechneten Stunden zeigt

Herta führt jeden Auftrag durch vier Stufen. Die dritte heißt „In Abrechnung" und sammelt, was geleistet und noch nicht fakturiert ist — angezeigt in Stunden.

+49 4321 60 20 97

Inklusive Live-Demo, etwa 20 Minuten.

seit 1994bauen wir Software und betreuen Infrastruktur — als IT-Systemhaus in Wasbek.

50.000+Arbeitsstunden sind bereits in Herta erfasst.

Wir sind selbst ein IT-Dienstleister und wickeln unsere eigenen Aufträge mit Herta ab.

Wo die Marge verschwindet

Der Anruf kommt, die Störung ist in zwanzig Minuten behoben — und steht auf keinem Beleg.
„Das Netzwerkkabel hab ich noch im Auto." Eingebaut, nie erfasst, nie berechnet.
Der Kunde fragt, was Sie im letzten Quartal für ihn getan haben. Die Antwort liegt in Mails, Kalendern und Köpfen.

Was Sie damit bekommen

Alle Angaben stammen aus der laufenden Anwendung. Herta besteht aus Modulen — für IT-Dienstleister sind Flow (Aufträge) und Tide (Arbeitszeit) die beiden, die zählen.

Aufträge, Material und Nachweis

Die Stufe „In Abrechnung" — Ihr offener Posten in Stunden

Ein abgeschlossener Auftrag verschwindet nicht, solange Arbeit daran unberechnet ist. Im Auftrag stehen die abgerechnete und die gesamte Auftragsdauer untereinander; die Differenz ist geleistete, noch nicht fakturierte Arbeit. Abgerechnet wird je Bericht oder für alle auf einmal — und nur von denen, die das Recht dazu haben.

Abgerechnete und gesamte Auftragsdauer nebeneinander
Einzeln abrechnen oder „Alle abrechnen"
Eigenes Recht fürs Abrechnen, getrennt vom Bearbeiten

Der Tätigkeitsbericht — mehr als Datum und Dauer

Zu jedem Auftrag werden Berichte erfasst: Beginn und Ende, Pause, wer sie durchgeführt hat, wo, welches Material verbraucht wurde und was gemacht wurde. Mehrere Personen an einem Einsatz stehen gemeinsam im Bericht. Verbrauchtes Material sammelt sich im eigenen Reiter „Ressourcen" am Auftrag.

Beginn, Ende, Pause und Dauer je Einsatz
Leistungsort: Kundenstandort, eigene Betriebsstätte oder Homeoffice
Material je Bericht, gesammelt im Reiter „Ressourcen"

Arbeitszeit im eigenen Betrieb

Stempeln nur dort, wo gearbeitet wird

Ob Herta überhaupt mobil genutzt werden darf, entscheiden Sie in den Organisationseinstellungen. Soll von unterwegs nicht gestempelt werden können, stellen Sie ein Terminal auf – ein Tablet in der Werkstatt, am Empfang, in der Praxis. Es zeigt einen QR-Code, den Mitarbeitende mit dem eigenen Telefon scannen. Der Code wechselt alle 30 Sekunden, ein abfotografierter ist nach einer halben Minute wertlos: Die Buchung belegt, dass die Person vor Ort war. Je Person lässt sich festlegen, dass ausschließlich so gestempelt wird.

Mobile Nutzung organisationsweit erlauben oder sperren
Je Person einstellbar, dass ausschließlich per QR-Code gestempelt wird
Mehrere Terminals möglich, jedes mit eigenem Zugang und Namen

Wer ist da — und wie stehen die Gleitzeitkonten

Eine Liste zeigt für jede Person den aktuellen Anwesenheitsstatus, die letzte Buchung mit Uhrzeit und den Gleitzeitsaldo. Die Konten haben eine Ober- und eine Untergrenze, damit Salden nicht unbemerkt auflaufen. Wer will, schaltet je Person eine Ampel dazu: Sie legen eine gelbe und eine rote Schwelle fest und sehen, wessen Konto aus dem Ruder läuft, bevor es zum Gespräch kommt.

Anwesend oder nicht, auf einen Blick über das ganze Team
Gleitzeitkonto mit Ober- und Untergrenze, mehrere Konten je Person möglich
Optionale Ampel mit gelber und roter Schwelle
Jede Kontobewegung bleibt als Transaktion nachvollziehbar

Außerdem

Vier Stufen, die sich nicht überspringen lassen Offen, in Bearbeitung, in Abrechnung, abgeschlossen — in dieser Reihenfolge.
Leistungsnachweis als PDF — Sie bestimmen, was drinsteht Zeitraum, Spalten und Beteiligte wählen — das Ergebnis ist ein PDF für den Kunden.
Kundenakte statt Adressliste Standorte, Ansprechpartner mit Durchwahl, Notizen und feste Zuständige je Kunde.
Ihre Kunden melden selbst — mit Datei im Anhang Kunden legen Aufträge im Portal selbst an und sehen, ob jemand daran arbeitet.
Kommen und Gehen — und ein Hinweis vor der Pause Stempeln über Schaltflächen, Homeoffice getrennt gebucht, mit Countdown zur fälligen Pause.
Pausen nach Gesetz, auch bei Azubis Die Pausenstaffel des Arbeitszeitgesetzes, bei Unter-18-Jährigen nach Jugendarbeitsschutzgesetz.
Abwesenheitsliste fürs Lohnbüro Aus dem Kalender entsteht die Liste, die das Lohnbüro für die Entgeltabrechnung braucht.

Was Herta nicht ist

Kein Mail-Eingang: Aufträge entstehen im Portal, am Telefon oder bei Ihnen — nicht aus einem Postfach.
Keine SLA-Verwaltung: Es gibt Prioritäten und Termine, aber keine Reaktionszeiten mit Eskalationsstufen.
Keine Überwachung: Herta meldet keine Ausfälle, es dokumentiert, was Sie dagegen getan haben.
Keine Rechnungsstellung: Der Leistungsnachweis ist die Grundlage dafür, die Rechnung schreibt Ihr System.

Was es kostet

Lizenz

je Mitarbeitendem und Monat

Tide – Zeiterfassung: 2,00 €
Flow – Auftragsmanagement: 2,00 €

Grundgebühr

je Monat, einmal für den Betrieb

auf die Lizenzsumme: 25 %

Enthält Hosting, Wartung, Updates und Support.

Einrichtung optional, einmalig ab 99 €

Sie zahlen je Modul 2 € pro Mitarbeitendem und Monat. Dazu kommt eine Grundgebühr von 25 % auf die Lizenzen. Sie enthält Hosting, Wartung, Updates und Support. Abgerechnet wird monatlich für alle Personen mit aktivem Zugang. Kommt jemand dazu oder scheidet aus, passt sich der Betrag im nächsten Monat an. Monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit. Alle Preise netto zzgl. MwSt.

Die Einrichtung ist optional und beginnt bei 99 €. Mehr wird es nur, wenn Daten aus einem Altsystem übernommen werden, mehrere Standorte dazukommen, Sie eine Schulung vor Ort statt aus der Ferne möchten oder die Konfiguration individuell zugeschnitten wird. Den genauen Betrag nennen wir Ihnen im Erstgespräch, bevor Sie sich entscheiden.

Gesamtrechnung im ROI-Rechner ansehen

Häufige Fragen

Brauchen wir beide Module?

Nein, sie lassen sich einzeln einsetzen. Für IT-Dienstleister greifen sie aber ineinander: Flow hält fest, was für welchen Kunden geleistet wurde, Tide die Arbeitszeit der eigenen Belegschaft.

Ersetzt das unser Rechnungsprogramm?

Nein. Herta erzeugt den Leistungsnachweis als PDF — mit Zeitraum, Spalten und Beteiligten nach Ihrer Wahl. Die Rechnung schreiben Sie weiter dort, wo Sie es heute tun.

Können unsere Kunden Störungen selbst melden?

Ja, über das Kundenportal unter /kunde. Sie legen Aufträge an, hängen Dateien an und sehen, ob jemand daran arbeitet. Sichtbar sind dabei die eigenen Meldungen — nicht die Aufträge, die Sie intern für den Kunden anlegen.

Wir sind zu dritt. Lohnt sich das?

Bei drei Personen mit Tide und Flow: 3 × 4 € + 25 % Grundgebühr = 15 € im Monat. Einrichtung auf Wunsch ab 99 €. Was Sie an nicht abgerechneten Stunden zurückholen, zeigt der ROI-Rechner.

Läuft das auf unseren eigenen Servern?

Nein. Herta läuft im Browser und wird bei der Hetzner Online GmbH in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Einen eigenen Server brauchen Sie nicht. Alle Einzelheiten regelt unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung ansehen

Sehen Sie Herta an Ihren eigenen Aufträgen

+49 4321 60 20 97

Inklusive Live-Demo, etwa 20 Minuten.

Die anderen Module

Tide Foto: Anders Lindfors

Zeiterfassung

Die Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten aufzuzeichnen ist Pflicht. Tide erledigt das digital und nachvollziehbar – vom Stempeln am Morgen bis zum fertigen Zeitnachweis als PDF.

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Flow Foto: Anders Lindfors

Auftragsmanagement

Flow führt jeden Auftrag durch vier Stufen – offen, in Bearbeitung, in Abrechnung, abgeschlossen. Die dritte Stufe ist die, die Geld kostet, wenn sie fehlt: geleistete Arbeit, die noch niemand berechnet hat.

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Alle Module im Überblick