Für Arzt- und Zahnarztpraxen

Zeiterfassung für Arztpraxen — Überstunden, die niemand mehr nachrechnen muss

Die Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten aufzuzeichnen ist Pflicht. Tide erledigt das digital und nachvollziehbar — gestempelt wird am Tablet am Empfang, der Gleitzeitsaldo steht jederzeit daneben.

+49 4321 60 20 97

Inklusive Live-Demo, etwa 20 Minuten.

50.000+Arbeitsstunden sind bereits in Herta erfasst.

seit 1994bauen wir Software und betreuen Infrastruktur — als IT-Systemhaus in Wasbek.

Wo es in Praxen klemmt

  • Die Sprechstunde zieht sich, es wird später — und am Monatsende weiß niemand mehr, um wie viel.
  • Überstunden und Gleitzeit stehen in einem Heft, das jemand führen muss und das niemand gegenlesen kann.
  • Das Lohnbüro fragt nach Fehlzeiten, und die Antwort entsteht jedes Mal neu aus Dienstplan, Kalender und Erinnerung.

Was Sie damit bekommen

Alle Angaben stammen aus der laufenden Anwendung. Wer was sieht, hängt an Berechtigungen: Beschäftigte sehen ihre eigenen Zeiten und Konten, die Übersicht über das ganze Team bekommt, wer sie braucht.

Arbeitszeit im Praxisalltag

Kommen und Gehen — und ein Hinweis vor der Pause

Die Zeiterfassung läuft über zwei Schaltflächen, Homeoffice wird getrennt gebucht. Nähert sich die Arbeitszeit der Grenze, ab der eine Pause fällig ist, meldet sich Herta von selbst: „Sie müssen spätestens in 12 Minuten Pause machen, ansonsten wird die Pausenzeit automatisch abgezogen." Niemand muss die Regeln im Kopf haben.

  • Getrennte Buchung für Büro und Homeoffice
  • Laufende Schicht und Gleitzeitsaldo direkt daneben
  • Countdown bis zur fälligen Pause, mit Ansage der Folge

Stempeln nur dort, wo gearbeitet wird

Ob Herta überhaupt mobil genutzt werden darf, entscheiden Sie in den Organisationseinstellungen. Soll von unterwegs nicht gestempelt werden können, stellen Sie ein Terminal auf – ein Tablet in der Werkstatt, am Empfang, in der Praxis. Es zeigt einen QR-Code, den Mitarbeitende mit dem eigenen Telefon scannen. Der Code wechselt alle 30 Sekunden, ein abfotografierter ist nach einer halben Minute wertlos: Die Buchung belegt, dass die Person vor Ort war. Je Person lässt sich festlegen, dass ausschließlich so gestempelt wird.

  • Mobile Nutzung organisationsweit erlauben oder sperren
  • Je Person einstellbar, dass ausschließlich per QR-Code gestempelt wird
  • Mehrere Terminals möglich, jedes mit eigenem Zugang und Namen

Wer ist da — und wie stehen die Gleitzeitkonten

Eine Liste zeigt für jede Person den aktuellen Anwesenheitsstatus, die letzte Buchung mit Uhrzeit und den Gleitzeitsaldo. Die Konten haben eine Ober- und eine Untergrenze, damit Salden nicht unbemerkt auflaufen. Wer will, schaltet je Person eine Ampel dazu: Sie legen eine gelbe und eine rote Schwelle fest und sehen, wessen Konto aus dem Ruder läuft, bevor es zum Gespräch kommt.

  • Anwesend oder nicht, auf einen Blick über das ganze Team
  • Gleitzeitkonto mit Ober- und Untergrenze, mehrere Konten je Person möglich
  • Optionale Ampel mit gelber und roter Schwelle
  • Jede Kontobewegung bleibt als Transaktion nachvollziehbar

Absprachen im Team

Absprachen, ohne dass jemand im Verteiler untergeht

Eine Anfrage geht an mehrere Personen, und jede hat ihren eigenen Stand: zugewiesen, angenommen, abgelehnt. Beim Zuweisen blendet Flow die Abwesenheiten der nächsten vier Wochen ein — Sie sehen sofort, wer in der fraglichen Woche gar nicht da ist. Ablehnen ist vorgesehen, nicht stilles Liegenlassen, und benachrichtigt wird jede Person so, wie sie es eingestellt hat. Wer am Brückentag die Notbesetzung übernimmt, ist damit ohne Rückfragerunde geklärt. Legen Sie dafür einen eigenen Eintrag „Termine" an, dann bleibt die Auftragsliste davon frei. Flow ist ein eigenes Modul und kostet zusätzlich — die Preise stehen unten.

  • Zugewiesen, angenommen, abgelehnt, übernommen — je Person getrennt
  • Abwesenheiten der nächsten vier Wochen beim Zuweisen sichtbar
  • Benachrichtigung als Push, Mail oder in Herta — je Person einstellbar
  • Ablehnen ist vorgesehen, nicht stilles Liegenlassen

Außerdem

  • Anträge landen bei der richtigen Person Urlaub, Bildungsurlaub, Gleitzeitabbau — jeder Antrag geht an die zuständige Führungskraft.
  • Pausen nach Gesetz, auch bei Azubis Die Pausenstaffel des Arbeitszeitgesetzes, bei Unter-18-Jährigen nach Jugendarbeitsschutzgesetz.
  • Der Team-Kalender — auch für Mitarbeitende Wer wann weg ist, sichtbar für alle — ohne Grund, und nur was genehmigt ist.
  • Abwesenheitsliste fürs Lohnbüro Aus dem Kalender entsteht die Liste, die das Lohnbüro für die Entgeltabrechnung braucht.

Was es kostet

Lizenz

je Mitarbeitendem und Monat

Tide – Zeiterfassung
2,00 €
Flow – Auftragsmanagement
2,00 €

Grundgebühr

je Monat, einmal für den Betrieb

auf die Lizenzsumme
25 %

Enthält Hosting, Wartung, Updates und Support.

Einrichtung optional, einmalig ab 99 €

Mit Flow zusätzlich 2 € je Mitarbeitendem.

Sie zahlen je Modul 2 € pro Mitarbeitendem und Monat. Dazu kommt eine Grundgebühr von 25 % auf die Lizenzen. Sie enthält Hosting, Wartung, Updates und Support. Abgerechnet wird monatlich für alle Personen mit aktivem Zugang. Kommt jemand dazu oder scheidet aus, passt sich der Betrag im nächsten Monat an. Monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit. Alle Preise netto zzgl. MwSt.

Die Einrichtung ist optional und beginnt bei 99 €. Mehr wird es nur, wenn Daten aus einem Altsystem übernommen werden, mehrere Standorte dazukommen, Sie eine Schulung vor Ort statt aus der Ferne möchten oder die Konfiguration individuell zugeschnitten wird. Den genauen Betrag nennen wir Ihnen im Erstgespräch, bevor Sie sich entscheiden.

Häufige Fragen

Was ist, wenn nicht jede MFA ein Diensthandy hat?

Gestempelt wird mit dem eigenen Telefon — ein Diensthandy braucht dafür niemand. Soll von unterwegs gar nicht gestempelt werden können, stellen Sie ein Tablet am Empfang auf. Es zeigt einen QR-Code, der alle 30 Sekunden wechselt: Die Buchung belegt, dass die Person vor Ort war.

Rechnet Tide die Pausen mit?

Ja. Herta kennt die Pausenstaffel des Arbeitszeitgesetzes: 30 Minuten ab sechs Stunden, 45 Minuten ab neun Stunden. Für Beschäftigte unter 18 gelten die strengeren Vorgaben des Jugendarbeitsschutzgesetzes, und das System rechnet automatisch damit.

Wie kommen die Fehlzeiten zum Lohnbüro?

Aus dem Kalender erzeugen Sie eine Liste der Abwesenheiten für einen Zeitraum — mit der Aufteilung, die das Lohnbüro für die Entgeltabrechnung braucht, etwa der Trennung von Urlaub und Krankheit.

Sehen die Beschäftigten die Zeiten der anderen?

Nein. Jede Person sieht ihre eigenen Zeiten und Konten. Von den Kolleginnen ist nur sichtbar, wer wie lange abwesend ist — nicht warum, und nur, was bereits genehmigt wurde.

Ersetzt das unsere Praxissoftware?

Nein. Ihre Praxissoftware verwaltet Behandlungen und Abrechnung. Tide erfasst die Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten — das sind zwei verschiedene Aufgaben.

Sehen Sie Tide an Ihren eigenen Abläufen

+49 4321 60 20 97

Inklusive Live-Demo, etwa 20 Minuten.

Die anderen Module

Tide Foto: Anders Lindfors

Zeiterfassung

Die Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten aufzuzeichnen ist Pflicht. Tide erledigt das digital und nachvollziehbar – vom Stempeln am Morgen bis zum fertigen Zeitnachweis als PDF.

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Flow Foto: Anders Lindfors

Auftragsmanagement

Flow führt jeden Auftrag durch vier Stufen – offen, in Bearbeitung, in Abrechnung, abgeschlossen. Die dritte Stufe ist die, die Geld kostet, wenn sie fehlt: geleistete Arbeit, die noch niemand berechnet hat.

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Alle Module im Überblick